Poder Judiciário de Mato Grosso
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05.02.2016 14:36
2015/2016: foco em pessoas, processos e tecnologiaQuando tomou posse como presidente do Tribunal de Justiça de Mato Grosso, no dia 2 de fevereiro de 2015, o desembargador Paulo da Cunha apresentou no seu pronunciamento as diretrizes do biênio, focada no tripé ‘gestão de processos, gestão de pessoas e gestão tecnológica’, alinhada com o Planejamento Estratégico 2015/2020, que direciona as ações do Poder Judiciário. Durante este primeiro ano de gestão a alta administração do Tribunal de Justiça atuou fortemente neste tripé e muitos avanços já podem ser contabilizados.
Na posse, o presidente do TJ se comprometeu a fazer uma administração voltada para a reestruturação da área-meio do Judiciário, já que ela reflete diretamente na atividade-fim, que é a solução de conflitos sociais.Para que esta reestruturação fosse feita, o Tribunal de Justiça contratou uma empresa de consultoria, a Falconi, que atua em 25 países, em mais de 50 segmentos e é líder em gestão de resultados. A empresa tem o papel de auxiliar o Tribunal na modernização da sua gestão, por meio da reestruturação dos principais processos e arquiteturas organizacionais.
Apesar do foco maior da Falconi ser a gestão de processos, o trabalho da empresa passa pelas três áreas, já que existe uma interface entre elas. “Este trabalho da Falconi tem um link direto com o Planejamento Estratégico, com vários objetivos, mas principalmente com o objetivo estratégico número 7, que é o de aprimoramento da governança institucional, a qual foca a melhoria do processo de trabalho dentro do Poder Judiciário”, explica o coordenador de Planejamento (Coplan) do Tribunal de Justiça, Afonso Maciel.
Segundo ele, dentro deste objetivo estratégico foi pleiteada a consultoria. Além de trabalhar no tripé, a empresa está dando suporte para um projeto maior, a longo prazo (pelo menos seis anos), o qual prevê a revisão da arquitetura organizacional, como requisito para o plano de cargos dentro do Tribunal. A Falconi está dando um “ponta pé” inicial neste processo.
“Esse trabalho de gestão de processos visa isso, a revisão da arquitetura. Nós partimos da seguinte premissa: não adianta eu rever toda a estrutura do Poder, como se pensou anteriormente, sem olhar o fluxo de trabalho. Vamos olhar por área. Quantas pessoas eu preciso por área? Eu tenho um fluxo de trabalho bem definido? Tenho os produtos da área bem definidos? Se eu não tenho isso fica difícil eu fazer esse dimensionamento”, explica Maciel.
Dentro deste contexto a Falconi propôs uma reestruturação organizacional e de processos, como gestão de aquisições e contratos; gestão de demandas de TI, gestão de obras e gestão de cadastro. Está incluído ainda a gestão do Programa PJe e dos projetos que o compõem.
A consultoria está realizando um trabalho intenso em relação à gestão de processos, analisando todos os caminhos que os processos administrativos percorrem dentro do Tribunal. Quando a Escola dos Servidores pede um curso, por exemplo, esse processo passa por vários lugares. Sai da escola, passa pelo administrativo, segue para a Coplan, depois para o financeiro e a licitação. “Ou seja, há uma transversalidade do processo, que percorre todo o Poder. Existem dezenas de processos tramitando diariamente dentro do Tribunal. O grande desafio é identificar quais são os mais importantes e quais são os triviais, porque às vezes o trivial toma mais tempo que o importante”, enfatiza o coordenador.
Para analisar esse caminho, a equipe da Coplan, juntamente com a consultoria, tem aplicado a “Lei de Pareto”, também conhecida como a “Regra dos 80/20”, a qual diz que para cada fenômeno, 80% das consequências vêm de 20% das causas. “Ou seja, se você trabalha 10 horas por dia, duas horas do que você faz vai refletir em 80% do resultado do seu trabalho. Nestas duas horas você tem que identificar qual foi o foco que você deu para dar esse resultado maior”, explica Afonso Maciel.Ele destaca que a gestão de processos na área meio tem reflexo direto na gestão do Judiciário. Com o trabalho realizado nesta área, o objetivo é reduzir os custos no Tribunal. “A tendência, com esses processos mais enxutos, é que nós consigamos melhorar a nossa eficiência operacional e de gestão. Lá na ponta isso irá refletir na prestação jurisdicional ao cidadão”.
Outro ponto importante que a consultoria está trabalhando é a área de tecnologia e dentro dela o Processo Judicial Eletrônico (PJe). “A consultoria trouxe outra visão. Nós estávamos trabalhando com o projeto PJe, não é um projeto, é um programa, não só como sistema, mas como gestão, porque agrega mais de um projeto (11 ao todo), utilizando o modelo de governança”, destaca o coordenador.
Ele explica que quando se elegeu a área tecnológica como um pilar da gestão, não foi por acaso. “Ela foi eleita observando os demais tribunais do país. Os tribunais paradigmas, por exemplo, têm apenas um sistema na área judicial, que facilita em muito as ações. E é este caminho que estamos trilhando”.
Para o coordenador, o Tribunal tem avançado, “mas precisamos continuar nesse processo de melhoria. A contratação da Falconi vem exatamente para isso, melhoria contínua, processo de trabalho, foco em um sistema único de TI para área judicial e trabalho com gestão de pessoas. O trabalho da empresa teve início em outubro de 2015. A parte de planejamento já está superada, estamos agora no fazer e checar. O trabalho da Falconi vai até julho, mas nossa equipe aqui do Tribunal – cerca de 50 pessoas até agora – está sendo capacitada para que dê sequência ao processo”.
Confira AQUI as matérias já publicadas sobre o primeiro ano de gestão (biênio 2015/2016).
Janã Pinheiro
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