Áreas técnicas do Judiciário adotam ‘reuniões dinâmicas’ e garantem mais eficiência
No terceiro trimestre de implantação da metodologia OKR (Objetivo e Resultados Chave), o Poder Judiciário de Mato Grosso continua inovando, e desta vez, a adoção de reuniões mais rápidas e produtivas para a avaliação individual de resultados entre as equipes, conseguiu dar ainda mais eficiência à ferramenta.
Implantada na gestão da presidente do Tribunal de Justiça de Mato Grosso, desembargadora Clarice Claudino da Silva, a metodologia OKR é um modelo de gestão simples, ágil e flexível aplicado para o planejamento e execução de estratégias, onde desafios e metas são identificados de forma clara, assim como os caminhos que deverão ser percorridos para o alcance dos resultados.
Alinhados ao Plano de Diretrizes e Metas estabelecido para o biênio 2023-2024 da atual gestão, e ao Planejamento Estratégico do Poder Judiciário de Mato Grosso para o quinquênio 2021-2026, os OKRs foram adotados a partir da necessidade constante de assegurar eficiência, agilidade e efetividade na entrega de resultados ao cidadão.
Métodos mais ágeis garantem entregas mais rápidas. A opção por reuniões objetivas com duração máxima de 15 minutos, os chamados ‘check-ins’, se tornou uma rotina bastante eficiente implantada pela Coplan, para acompanhar e monitorar o alcance dos resultados-chave entre as 27 áreas estratégicas do Poder Judiciário. Além de acompanhar o cumprimento das metas, os check-ins têm a função de definir as prioridades e resultados que pretendem ser alcançados pela gestão, e as atividades, ou seja, o caminho que deverá ser percorrido para o alcance das metas.
“Reuniões periódicas e pontuais, com duração pré-definida, permitem que as equipes se mantenham focadas no objetivo que pretendem alcançar. E nesses espaços mais concisos, a comunicação automaticamente se torna mais efetiva, direta e focada.
As reuniões com os setores são conduzidas pela Coordenadoria de Planejamento, que também adotou a criação de grupos técnicos para a distribuição de conteúdo e o acompanhamento das equipes. As inovações são naturalmente incorporadas à rotina interna das unidades, trazendo para o Poder Judiciário um modelo mais eficiente e dinâmico à tomada de decisões.
O coordenador da Coplan, Afonso Maciel destacou que a implantação da metodologia veio como resposta às crescentes demandas por uma gestão mais ágil e efetiva na solução dos desafios. “Nós estamos atuando sobre aquilo que atua sobre nós, as demandas. Responder as demandas do dia a dia, e nos mantermos focados no cumprimento das nossas metas, essa é a provocação que os OKRs nos trazem, onde todos precisamos tê-los como alvos de resultado. As equipes têm compreendido o desafio, estão focadas e a cada avaliação de resultados, percebemos o quanto os setores estão empenhados e determinados a superar as metas. É importantíssimo frisar que os resultados somente serão alcançados apenas com a união e o comprometimento de todos”, defendeu Afonso Maciel.
Na Coordenadoria Financeira, as reuniões de check-in têm sido fundamentais, no sentido de promover o alinhamento dos servidores na direção de objetivos claros, incentivando a transparência, impulsionando o foco e a responsabilidade, e permitindo adaptações ágeis diante das necessidades de mudança.
“A combinação dos benefícios dos OKRs com as reuniões semanais de 15 minutos, chamam a atenção exatamente pela abordagem altamente eficaz para a gestão de metas e resultados do Tribunal. Isso não apenas maximiza a produtividade, mas também promove um senso de colaboração, transparência e agilidade que são fundamentais para o sucesso organizacional. São reuniões modernas e vantajosas, uma vez que ocorrem virtualmente, economizando tempo valioso dos envolvidos. São encontros rápidos, que se concentram no progresso dos principais resultados e oferecem a oportunidade de identificar desafios, compartilhar experiências e colaborar de maneira eficiente”, definiu a coordenadora Financeira, Ilman Rondon Lopes.
Reuniões curtas mantêm as equipes focadas, enfatizou a Assessora Técnica de Licitação do Tribunal de Justiça, Taísa Fagundes. “O contato semanal com a equipe da Coplan nos ajuda a manter a direção e tem sido muito positivo quando fazemos uma avaliação do que já realizamos até o mês de agosto. Conseguimos entender como tem sido nossa trajetória, o que podemos melhorar e o que funciona para o setor. Pensando no quanto é precioso o tempo de todos os servidores, as reuniões rápidas e objetivas agregam no dia a dia e otimizam nosso planejamento. Além disso, não há prejuízo algum nas atividades diárias, quando separamos rápidos minutos para as reuniões de alinhamento. E é exatamente por isso, que a equipe e essas reuniões se tornaram nosso porto-seguro e nos auxiliam na obtenção dos resultados almejados”.
As reuniões semanais têm contribuído sobremaneira para o cumprimento dos objetivos da metodologia OKR, salientou o coordenador de Auditoria Interna, Wellington Corrêa. “São reuniões eficientes, principalmente, em razão da objetividade, pois todos os envolvidos chegam cientes do assunto que será tratado. São necessárias porque, no dia a dia, em razão do grande volume de trabalho, não é possível que o líder dê orientações aos envolvidos acerca das atividades, de modo que, nas reuniões semanais, todas as dúvidas são sanadas e eventuais distorções corrigidas. A dinâmica funciona e traz benefícios não só aos programas de desenvolvimento, como também à equipe, pois não toma tempo, tem objetividade e, principalmente, fortalece a comunicação interna”.
Naiara Martins
Coordenadoria de Comunicação da Presidência do TJMT
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