Poder Judiciário de Mato Grosso
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11.02.2020 16:08
Gestão Arquivística vai diminuir 80% dos papéis antigos armazenados no Fórum de Cuiabá
Mais um passo rumo à modernização, à economia de recursos públicos e a virtualização dos processos está sendo dado pelo Poder Judiciário de Mato Grosso. O alvo agora é o Arquivo da Comarca de Cuiabá, espaço que guarda 95 mil caixas de processos das mais diferentes épocas. Na ação, denominada gestão arquivística, estão sendo descartados os documentos que não são necessários manter conservados e que só aumentam o volume de papéis guardados como juntadas, editais e petições, por exemplo. Os documentos anexados pelos cidadãos que fizeram parte dos processos também serão separados, mas antes de descartados, os donos serão intimados por edital para reavê-los, se tiverem interesse. Já as sentenças e documentos históricos devem ser guardados e, futuramente, serão digitalizados fazendo parte do acervo virtual. Segundo o juiz Luís Aparecido Bortolussi Júnior, diretor do Fórum desembargador José Vidal, em Cuiabá, após o término dos trabalhos espera-se que das 95 mil caixas, fiquem apenas cerca de 20%, já que alguns documentos são perenes e outros precisam ficar guardados por décadas.
“Estamos trabalhando com os processos físicos que estavam guardados no arquivo do Fórum da Capital. Então, estamos guardando as sentenças, as decisões monocráticas, os acórdãos que estão nos autos além de eventuais documentos reconhecidos como históricos como petições dos primeiros processos das comarcas, certidões de pessoas que acabaram sendo conhecidas como pessoa ilustre na história, por exemplo. Por óbvio que em um segundo momento nós vamos partir para a digitalização e então essas decisões também poderão ser descartadas, menos os documento históricos”, explica Bortolussi.O magistrado explica ainda que a gestão arquivística é uma determinação da Presidência do Tribunal de Justiça de Mato Grosso que começou no arquivo do TJ e está se expandindo para as comarcas. “Essa é primeira vez que estamos fazendo esse trabalho o qual é muito importante, primeiro que isso denota um progresso natural em que o Poder Judiciário está se encaixando cada vez mais. Hoje estamos na era digital e o processo é virtual e não se justifica a meu ver manter um arquivo gigantesco como o nosso. Essa enorme quantidade de processos dificulta a localização de documentos, ocupa espaço e causa situações de insalubridade se lembrarmos que papel antigo contém ácaro e poeira.”
Cada caixa mantida no Arquivo é vinculada à vara de origem onde o processo tramitou. Por isso, é importante que cada um dos gestores participe do processo de triagem de documentos, pois são eles quem terão melhores condições de avaliar em quais processos há documentos históricos que devem ser guardados e quais devem ser descartados. Pensando assim que a gestora da atual Terceira Vara de Direito Bancário, Darlene Miranda, está trabalhando na separação dos documentos. A vara que ela lidera tem 2500 caixas. Dentre eles, processos da extinta 15ª Vara, que tinha competência em feitos gerais, e da atual Terceira de Direito Bancário. “Nos processos da 15ª Vara encontramos processos muito antigos com folhas que estão praticamente se desfazendo por causa do tempo. Também vimos muito documentos manuscritos. Estamos olhando caixa a caixa e verificando quais os processos aptos para descarte, olhamos página por página de cada processo e analisamos de acordo com a tabela de temporalidade de descarte de processo.”
Ela explica ainda que “o trabalho agora está sendo árduo, mas é por uma causa maior que é o ganho de qualidade de vida no trabalho para os colegas que trabalham aqui no arquivo e uma melhor condição de atender ao jurisdicionado. Resultados que conseguiremos com a gestão desses processos antigos.”
Juntamente com a Terceira Bancária, já estão imbuídos na gestão arquivística outras 12 varas e a Diretoria do Fórum, responsável pelos processos administrativos. São elas: Primeira, Segunda e Quarta varas de Direito Bancário; Sétima e 10ª varas cíveis; Primeira e Quinta varas de Fazenda Pública; Quarto e Quinto Juizados Especiais Cíveis; e Quarta, Sexta e Oitava Varas Criminais. Os papéis separados para descarte serão posteriormente entregues à Associação de Catadores de Materiais Recicláveis e reutilizáveis Mato Grosso Sustentável (Asmats) credenciada por um ano para dar a destinação correta ao material. A escolha da cooperativa foi realizada por meio de processo seletivo no qual apenas essa associação estava habilitada a atender às documentações exigidas pelo Judiciário.
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Keila Maressa/ Fotos: Alair Ribeiro
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