Coplan contribui para eficiência dos números do PJ
O trabalho realizado pela Coordenadoria de Planejamento (Coplan) do Tribunal de Justiça de Mato Grosso, no que diz respeito à elaboração e execução do Plano de Gestão 2017/2018, que foi alinhado aos objetivos e macrodesafios estipulados pelo Conselho Cacional de Justiça (CNJ), resultou em considerável salto de qualidade nas diversas ações desenvolvidas. O objetivo foi a busca de maior eficiência operacional e, por consequência, aprimoramento da entrega jurisdicional. À Coplan ficou atribuída a responsabilidade de grande parte das ações do eixo de Gestão Estratégica, com foco em resultados, visando a elevação da qualidade nos serviços em benefício da população.
A rotina diária de trabalho do setor foi marcada por avaliações de cenário e identificação das forças restritivas e impulsoras, externas e internas, em relação ao meio no qual a Instituição está inserida; por um conjunto de ações ou reações sintonizadas com o Plano de Gestão; pela elaboração e consultoria para elaboração de projetos de mudanças estratégicas, além de acompanhamento e gerenciamento dos passos relacionados a esses mesmos projetos, com a constante implementação de ações corretivas.
Um dos destaques do trabalho realizado pela Coplan foi a aprovação, pelo Tribunal Pleno do TJMT, de resolução que criou e implantou o Sistema de Gestão Estratégica contemplando o Escritório de Gerenciamento de Projetos (EGP) e o Escritório de Gerenciamento de Processos de Trabalho e Análise de Indicadores (EGPTAI). Com a medida, ficou ao encargo da Coplan o fornecimento de todo o apoio técnico necessário ao gerenciamento do sistema.
A implantação do Sistema de Gestão Estratégica no Judiciário mato-grossense foi uma iniciativa da Coplan, em consonância com a Resolução 49 do Conselho Nacional de Justiça, que dispõe sobre a criação da área de Gestão Estratégica no âmbito de todo o Poder Judiciário representa grande avanço nos procedimentos gerenciais relacionados ao planejamento estratégico da Instituição.
Outra grande conquista durante os dois anos da atual administração foi a efetivação do modelo de governança estratégica previsto no planejamento estratégico e também no Plano de Gestão do 2017/2018. Com isso, o Poder Judiciário de Mato Grosso passou a contar com uma forma de governar por meio de um conjunto de decisões estratégicas direcionadoras do desempenho da instituição a longo prazo, envolvendo avaliação e controle dos resultados.
Com o modelo de governança adotado, com a proposta de gestão participativa, a operação passou a ser sistematizada por níveis de decisão em formato piramidal, tornado possível, por exemplo, a eliminação de tarefas desnecessárias, retrabalho e desperdícios de vários tipos, obtenção de bons níveis de eficiência e eficácia nos processos e, consequentemente, ganhos em celeridade e qualidade dos serviços prestados.
A Coplan disseminou, ao longo desses dois anos, a cultura da gestão estratégica nas comarcas, e seu início foi marcado com o projeto “Conhecendo a Gestão Estratégica nos polos”. Os técnicos da Coordenadoria de Planejamento se deslocaram aos polos das comarcas onde foram realizadas capacitações aos servidores locais. Com isso, o setor ampliou acesso às informações preparando multiplicadores da cultura da gestão estratégica.
O Módulo de Acompanhamento Orçamentário por meio da ferramenta Project Portfólio Management (PPM) foi uma das implantações realizadas pela Coplan, que permitiu a automatização do controle que era feito em planilhas para o sistema PPM e possibilitou melhor planejamento, monitoramento e controle dos projetos, além de proporcionar maior proximidade entre as áreas no que se refere à gestão da informação. Para o manuseio da ferramenta a Coplan realizou treinamento com 40 gerentes.
Também neste biênio a Coplan colheu bons resultados com a ampliação da gestão matricial de despesas nas comarcas no cumprimento do Plano de Gestão 2017/2018. Com esse trabalho, 13 comarcas receberam selo de reconhecimento pela redução significativa de custos em material de consumo.
As unidades judiciárias que se destacaram na redução de gastos com consumo com energia elétrica, telefonia fixa, telefonia celular, correio, papel e terceirização (outsourcing) receberam os selos Prata e Bronze. A distinção foi idealizada dentro do projeto de Gerenciamento Matricial de Despesas (GMD), para destacar a repercussão positiva na gestão do consumo.
A Coplan intensificou esforços pela capacitação de servidores para lidar com demandas gerenciais e estratégicas. Para isso foi aprovada a criação do Escritório de Gerenciamento de Processos de Trabalho e Análise de Indicadores, implantado em julho de 2017. A partir de então, ofertou um programa de formação em Business Process Management (BPM) - Gerenciamento de Processos de Negócios, pelo qual formou oito novos analistas, produziu e divulgou um Manual de Gerenciamento de Processos de Trabalho, além da criação do Portal do Escritório de Processos e a Página da Intranet.
Em consonância junto às campanhas de conscientização do Núcleo Socioambiental do TJMT, a Coplan passou a monitorar as despesas mensais com uma faixa de redução de 5% em 2018 nos gastos de energia elétrica, correios, telefonia fixa, telefonia móvel, impressão e consumo de papel.
A Coordenadoria de Planejamento contribuiu com outras frentes de trabalho, tais como planejamento do Projeto Ribeirinho Cidadão (10ª e 11ª edições), a participação do Poder Judiciário nas edições da Caravana da Transformação do Governo do Estado, na criação e implantação de novas varas em comarcas mato-grossenses e no planejamento do projeto Verde Novo.
Dani Cunha
Coordenadoria de Comunicação do TJMT
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