Setor financeiro otimiza serviços e gera economia
A otimização dos serviços com adoção de novas tecnologias visando reduzir ou até mesmo eliminar o uso de papel foi uma das metas estipuladas pela Coordenadoria Financeira no biênio 2017/2018, dentre tantas outras ações de destaque. Com isso, o setor obteve ganhos quase que imediatos no que se refere à celeridade e confiabilidade nas informações processadas. Em parceria conjunta com a Coordenadoria da Tecnologia da Informação (CTI) foram desenvolvidos programas específicos que resultaram na virtualização de quase total dos expedientes de rotina nos quatro departamentos do setor (Financeiro, Controle e Arrecadação, Depósitos Judiciais e Fundo de Apoio ao Judiciário – Funajuris), com redução de 40% no consumo de papel e os custos decorrentes de seu uso e aquisição.
Com isso, foram virtualizados os processos de pedidos de restituição de valores em todo Poder Judiciário (Primeira e Segunda Instâncias) e consequentemente redução do tempo de trâmite na análise dos documentos, de 15 para sete dias úteis. Houve também a disponibilização de consulta virtual para andamento processual dos pedidos de restituição diretamente no site do Tribunal de Justiça.
Ainda no que se refere à virtualização, a Coordenadoria Financeira excluiu do meio físico o processamento de todos os expedientes enviados para inscrição em protesto ou dívida. Com isso ganhou-se tempo e aumento considerável no número de autuações e inscrições, o que possibilitou a superação em 100% do valor arrecadado em protesto da dívida ativa em 2018, se comparado ao mesmo período do ano anterior.
A unificação das receitas em apenas uma guia de recolhimento ao Funajuris é outra ação do setor que merece destaque (taxa judiciária, custas judiciais e recursos), reduzindo, assim o pagamento de tarifas para a instituição financeira contratada.
Com a virtualização de expedientes e processos foram reduzidos 67,86% no número de impressões e consequentemente na redução do consumo de papel, mas também na economia de tonner, manutenção de impressoras e consumo de energia.
Outro benefício da virtualização é no que se refere ao número de caixas de arquivos de documentos. Um comparativo dos anos de 2017 e 2018 mostra a redução de 58 para 10 caixas, correspondendo a 82,76%.
Falando ainda em termos econômicos, outro destaque será a mão-de-obra para geração do arquivo texto (layout) com as informações de pagamento e retenções de tributos para serem importados pelo aplicativo da DIRF 2017/2018. Antes um servidor era mobilizado em tempo integral para digitação das planilhas em Excel, e posteriormente no aplicativo da DIRF, consumindo cerca de dois meses de trabalho só com essa atividade. Com a mudança ainda em curso, a previsão é de gerar a DIRF em, no máximo, 10 (dez) dias.
Para otimizar o fluxo de trabalho e garantir perspectiva estratégica para a gestão de despesa e recita do Poder Judiciário, foi implementada a virtualização dos procedimentos, promovendo eficácia e ganho de tempo.
A virtualização de todo o processo de pagamento, uma antiga expectativa, hoje é realidade dentre as ações desenvolvidas pela Coordenadoria Financeira, como empenho, liquidação e também da Folha de Pagamento, o que reduziu as impressões em 92% e de arquivos.
A coordenadoria adotou também o programa de pagamento das diligências dos oficiais de justiça, inicialmente para as comarcas de Cuiabá e Várzea Grande, com previsão de expansão para as demais unidades do interior.
Outras ações de destaque:
Implantação da sala de monitoramento e fiscalização da arrecadação em sistema virtual;
Construção do BI em conjunto com a Coordenadoria de Tecnologia da Informação;
Construção das métricas e dimensões dos dados de arrecadação x processos x entrância x Comarcas x Unidades Judiciárias x serventias extrajudiciais bem como de cruzamento de dados de Arrecadação com litígio no Sistema Omini; disponibilização de dados no sistema Click e telas na sala de monitoramento;
Construção e desenvolvimento do Controle de parcelamento das Custas e Taxas processuais em conjunto com a Coordenadoria de Tecnologia da Informação;
Construção e desenvolvimento do Controle do repasse do teto dos interinos através de guias do Funajuris, bem como, da construção do novo balancete mensal das despesas em conjunto com a Coordenadoria de Tecnologia da Informação e a Corregedoria Geral da Justiça;
Levantamento dos processos arquivados com saldo devedor de custas dos últimos cinco anos em 78 comarcas, perfazendo o total de pouco mais de R$ 12 milhões;
Construção de Metodologia de Fiscalização dos processos do PJe;
Construção e desenvolvimento do Módulo de Auditoria e Fiscalização, em conjunto com a Coordenadoria de Tecnologia da Informação;
Fiscalização das Serventias Extrajudiciais auxiliando a Corregedoria Geral da Justiça nas Metas 2,3,4,5,6,13,15,16,17,18,19 do Conselho Nacional da Justiça (CNJ);
Implantação do Sistema de Gestão de Pessoas Sem Vínculo Empregatício (GPSem) para pagamento de todos os credenciados do PJMT;
Formalização do contrato 23/2018, referente ao gerenciamento, administração e pagamento dos depósitos judiciais, precatórios e requisições de pequeno Valor do PJMT com o Banco do Brasil;
Padronização junto às comarcas dos procedimentos de liberação de alvarás eletrônicos para pagamento de guias diversas (Fundo Penitenciário Estadual e Federal, GRU, guia de custas e taxas, IBAMA, DARF, GPS, entre outros) e de liberação de alvarás eletrônicos para transferência de valores a outros tribunais de Justiça, Justiça Federal e Tribunais Regionais do Trabalho;
Recebimento de solicitações, ofícios e requerimentos 100% via malote digital, reduzindo consideravelmente a impressão de documentos;
Cadastramento 78.735 advogados e partes no Sistema de Controle de Depósitos Judiciais (SISCONDJ), possibilitando a consulta de alvarás e contas judiciais em tempo real;
Dani Cunha
Coordenadoria de Comunicação do TJMT
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