Banco Central amadureceu gerenciando portfólio
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Na tarde do último dia do I Encontro Nacional de Gerenciamento de Projetos no Setor Público, realizado pelo Tribunal de Justiça de Mato Grosso em parceria com outras instituições nos dias 22 e 23 de novembro em Cuiabá, a consultora do Escritório Corporativo de Projetos do Banco Central (Bacen), Carolina Bacelar Burmeister, mostrou como o planejamento traz profissionalização para o serviço público e como gerenciar o portfólio do escritório auxilia na maturidade dos trabalhos. O portfólio é uma coleção de todas as atividades em andamento na organização.
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Carolina contou que todo projeto que entra no portfólio é avaliado conforme quatro critérios técnicos: urgência, alinhamento estratégico, impacto operacional e risco reputacional. Para cada item a proposta recebe uma nota que, somadas definem a posição em que cada projeto ficará na planilha do Excel, que os organiza em ordem decrescente de importância. Esse escalonamento permite identificar quais projetos são mais ou menos prioritários para a instituição. "Pode haver um projeto muito bom, mas pode não ser o mais prioritário conforme os critérios"
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A consultora ressalta que organizar os trabalhos com esta ferramenta proporciona uma visão global de todos os projetos em andamento, mais ampla que a dos próprios idealizadores. Isto auxilia na tomada de decisões, por exemplo, quando há dificuldade financeira/orçamentária e precisa-se reduzir os gastos com viagens. "Você tem um amadurecimento em três níveis", pondera.
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O escritório de projetos do Bacen, entidade responsável pela gestão da política econômica brasileira, já está bastante consolidado em relação ao serviço público como um todo e tem propriedade para dizer quais são os desafios e vantagens do gerenciamento de projetos. "Podemos dizer que quando começa sempre há uma certa dificuldade, mas a nossa experiência mostra que depois que você implanta a cultura do gerenciamento as coisas fluem, as pessoas começam a ver tudo na forma de projeto, estabelecendo responsável, prazos, metas e resultados a serem alcançados. Trabalhando nesse formato fica mais fácil você prestar contas e diminuir os riscos de não dar certo ou causar prejuízo", pontua a gestora.
No Bacen, o escritório de projetos não os executa, mas capacita os gerentes a fazê-los e realiza as análises técnicas que são encaminhadas ao comitê gestor, que é no fim quem decide o que é importante ou não para a corporação. Lá o gerente de projeto não é fixo, qualquer funcionário pode ser, desde que seja o dono da ideia ou seja designado pelo chefe de departamento. Os primeiros passos para gerenciar um projeto é ter em mente quanto vai custar, quanto tempo vai levar para ser executado e onde vai impactar no planejamento estratégico.
Carolina conta que já participou de inúmeros eventos para debater o assunto e uma das reclamações mais comuns de gerentes de projetos em diversas instituições é de que a equipe não faz o que ele manda. Por isso, a capacitação feita pelo escritório do Bacen inclui cursos de competência comportamental para que eles se adquiram poder não só em termos técnicos, mas em liderança. Ela observa que outro instrumento que facilita bastante o trabalho em equipe e o engajamento de todos é a Rosa dos Ventos que foi fixada na parede de cada setor e sala.
Essa ilustração contém o planejamento estratégico 2010-2014 da instituição, a missão (o que é feito hoje), a visão (onde quer chegar) e os valores que norteiam os trabalhos. Ela explica que atualmente no Bacen, as pessoas podem não "saber na ponta da língua" todas as diretrizes seguidas pela entidade, mas sabem o que é planejamento estratégico e onde o seu trabalho impacta.
Outra lição passada por Carolina é de que não adianta mirar o céu, como comprar o melhor software oferecido pelo mercado, tem que dar um passo de cada vez. "Não adianta dar uma Ferrari a quem não sabe dirigir", compara. Outro conselho que ela passa é buscar o envolvimento da alta gestão. Esse é um desafio que sempre existiu, pois 80% das ideias de projetos são vindas das bases.
Confira, abaixo, tudo o que ocorreu no evento:
Fotos: Jocil Serra/Agência Phocus
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